E-Mail & Anfragen
Anfragen von Angehörigen, Ärztinnen, Kostenträgern und Behörden landen in einem Sammelpostfach, und niemand weiß, wer antwortet. Das Modul E-Mail & Anfragen macht aus jeder eingehenden E-Mail einen Vorgang mit Status, Priorität und zuständiger Person, sichtbar für das ganze Team.
Vom Posteingang zum nachvollziehbaren Vorgang
Sobald Ihr Postfach verbunden ist, wird jede eingehende E-Mail automatisch zu einem Vorgang. Nach einem Telefonat legen Sie einen Vorgang auch manuell an. Jeder Vorgang durchläuft fünf Status: Offen, In Bearbeitung, Wartend, Gelöst und Geschlossen. Vier Prioritätsstufen von Niedrig bis Dringend und ein Fälligkeitsdatum sorgen dafür, dass Wichtiges vorne bleibt; überfällige Vorgänge erscheinen auf dem Dashboard.
Antwortet die Person auf Ihre E-Mail, ordnet Logensa die Antwort automatisch demselben Vorgang zu. Schreibt jemand zweimal zum gleichen Anliegen, führen Sie beide Vorgänge zusammen; der Verlauf bleibt vollständig.
Antworten, Notizen und Aufgaben an einem Ort
Sie antworten direkt aus Logensa über Ihr verbundenes Postfach, mit Ihrer persönlichen Signatur und Anhängen. Eine Antwort lässt sich zeitversetzt senden: abends fertig geschrieben, morgens um 8:00 Uhr verschickt.
- Interne Notizen mit @-Erwähnungen für Übergaben im Team, unsichtbar für die anfragende Person
- Aufgaben direkt aus dem Vorgang erstellen; die Verknüpfung bleibt in beide Richtungen sichtbar
- Checklisten-Vorlagen im Vorgang für Standardabläufe wie eine Neuaufnahme
- Aktivitätsprotokoll: wer hat wann was geändert
- Automatische Eingangs- und Abschlussbestätigungen über E-Mail-Vorlagen
Kontakte werden automatisch zugeordnet
Kommt eine E-Mail von einer bekannten Adresse, verknüpft Logensa den Vorgang automatisch mit dem passenden Kontakt. Ist der Absender unbekannt, wird ein neuer Kontakt angelegt. So sehen Sie zu jedem Angehörigen oder Arzt die Historie aller Anfragen. In der Liste filtern Sie nach eigenen Vorgängen, Status und Priorität; Status, Priorität und Zuweisung ändern Sie direkt in der Zeile, auch für mehrere Vorgänge gleichzeitig.
Was E-Mail & Anfragen für Sie leistet
E-Mails im Team-Postfach
Eingehende E-Mails landen automatisch als Vorgang im richtigen Postfach, mit eigenem SMTP pro Einrichtung.
Geplante E-Mails
Antworten Sie, wann es passt: E-Mails lassen sich zu einem geplanten Zeitpunkt versenden, zum Beispiel morgen früh um 08:00.
Aufgaben aus E-Mails
Erstellen Sie mit einem Klick verknüpfte Aufgaben aus einer E-Mail-Anfrage. Der Bearbeitungsstand bleibt für alle sichtbar.
Status & Priorität
Behalten Sie den Überblick mit Status, Prioritäten und Zuweisung an das richtige Teammitglied, inklusive Verlauf.
Weiterführende Dokumentation
Fragen zu E-Mail & Anfragen
- Welche Postfächer lassen sich verbinden?
- Sie verbinden Ihr bestehendes E-Mail-Postfach über die E-Mail-Konfiguration in Logensa, mit eigenem SMTP pro Einrichtung. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung steht im Hilfe-Center.
- Sehen Angehörige, dass wir ein Ticketsystem nutzen?
- Sie erhalten normale E-Mails von Ihrer gewohnten Absenderadresse mit Ihrer Signatur. Interne Notizen und Zuweisungen bleiben intern.
- Ersetzt das Modul unsere Pflegedokumentation?
- Nein. Es organisiert die Kommunikation und die daraus entstehenden Aufgaben. Die fachliche Dokumentation bleibt in Ihrem Fachverfahren.
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