Aufgabenverwaltung
Zettel im Stationszimmer, Merklisten im Kopf, Absprachen im Flur: In vielen Einrichtungen weiß niemand verbindlich, wer sich um was kümmert. Das Aufgaben-Modul macht aus jeder Übergabe, jeder QM-Maßnahme und jedem Alltagspunkt eine Aufgabe mit Zuständigkeit, Frist und Status, sichtbar für das ganze Team.
Boards, die zu Ihrer Einrichtung passen
Aufgaben leben in Boards im Kanban-Stil. Neue Boards starten mit den Spalten Offen, In Arbeit und Fertig; Sie benennen sie um oder ergänzen weitere, zum Beispiel „Warten auf Rückmeldung“. Aufgaben ziehen Sie per Drag-and-drop zwischen den Spalten.
Jedes Board hat einen Sichtbarkeitstyp: privat nur für Sie, öffentlich für die ganze Organisation oder benutzerdefiniert für ausgewählte Personen mit den Rollen Anzeigen, Admin oder Eigentümer. So kann die Pflegedienstleitung ein Board für die Leitungsrunde führen, ohne dass es im Board des Wohnbereichs auftaucht.
Alles an der Aufgabe, nicht im Chat verstreut
Die Detailansicht einer Aufgabe hält alles zusammen, was dazugehört. Änderungen werden automatisch gespeichert.
- Beschreibung als formatierter Text mit Überschriften, Listen, Tabellen und Bildern
- Unteraufgaben als Checkliste; der Fortschritt (etwa 2/3) steht direkt auf der Karte im Board
- Checklisten-Vorlagen mit zwei Klicks einfügen, zum Beispiel „Einarbeitung neue Pflegekraft“
- Zuweisung an eine verantwortliche Person, die benachrichtigt wird und die Aufgabe in ihrem Board sieht
- Fälligkeitsdatum; überfällige Aufgaben erscheinen auf dem Dashboard
- Farbige Labels pro Board, etwa „MDK“, „Dienstplan“ oder „dringend klären“
- Anhänge wie PDFs und Bilder per Klick oder Drag-and-drop
- Kommentare mit @-Erwähnungen, damit die Abstimmung beim Thema bleibt
Verbunden mit Anfragen, Formularen und Chat
Kommt der Anlass von außen, etwa eine E-Mail eines Angehörigen, entsteht daraus ein Vorgang im Modul E-Mail & Anfragen. Aus diesem Vorgang erstellen Sie mit einem Klick eine verknüpfte Aufgabe; die Verbindung bleibt in beide Richtungen sichtbar. Über das #-Symbol verweisen Sie im Chat direkt auf eine Aufgabe, und in der Suche filtern Sie nach Person, Label und Fälligkeit, zum Beispiel „heute“, „diese Woche“ oder „überfällig“. Erledigte Aufgaben archivieren Sie, statt sie zu löschen.
Was Aufgabenverwaltung für Sie leistet
Kanban-Boards
Visualisieren Sie Ihren Workflow mit Drag-and-Drop Kanban-Boards. Verschieben Sie Aufgaben zwischen Spalten und behalten Sie den Überblick.
Prioritäten & Labels
Kennzeichnen Sie Aufgaben mit Prioritätsstufen, farbigen Labels und Kategorien für maximale Übersicht.
Fortschrittsverfolgung
Verfolgen Sie den Projektfortschritt in Echtzeit mit Fortschrittsbalken, Meilensteinen und automatischen Status-Updates.
Checklisten-Vorlagen
Für wiederkehrende Abläufe wie Einarbeitung oder Neuaufnahme: Vorlage einmal anlegen, mit zwei Klicks in jede Aufgabe einfügen und Punkt für Punkt abhaken.
Weiterführende Dokumentation
Fragen zu Aufgabenverwaltung
- Worin unterscheiden sich Aufgaben und Vorgänge (Tickets)?
- Faustregel: Kommt der Anlass von außen, etwa per E-Mail von Angehörigen, Ärzten oder Kostenträgern, ist es ein Vorgang im Modul E-Mail & Anfragen. Kommt er von innen, ist es eine Aufgabe. Beides lässt sich miteinander verknüpfen.
- Können Pflegekräfte mit dem Chat-Tarif Aufgaben sehen?
- Nein. Der Chat-User umfasst nur den Chat. Aufgaben sehen und bearbeiten ausschließlich Verwaltungs-User. Der Plan lässt sich pro Person jederzeit ändern.
- Können wir bestehende Boards übernehmen?
- Ja. Aufgaben-Boards lassen sich aus Tools wie Asana, Trello oder Nextcloud Deck importieren. Unser Team unterstützt beim Umzug.
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